วันพฤหัสบดีที่ 17 ธันวาคม พ.ศ. 2552

บทที่2 การบริหารสำนักงานอัตโนมัติ




บทที่2
การบริหารสำนักงานอัตโนมัติ

ในปัจจุบันทุกคนไม่สามารถปฏิเสธการใช้คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีได้ เราใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการปฏิบัติงานและภารกิจต่างๆ ไม่ว่าทั้งทางตรงและทางอ้อม ทั้งในและนอกสำนักงาน ทั้งชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงาน โดยหลักการมีแนวคิดเพื่อสนองตอบการแข่งขันที่ไร้ขอบเขต ซึ่งก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเส้นทางเดินของข้อมูลในรูปแบบใหม่ซึ่งต้องสะดวก รวดเร็ว และตอบสนองความต้องการของใช้ผู้ใช้ได้อย่างน่าพึงพอใจ

ความรู้พื้นฐานด้านคอมพิวเตอร์
คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิคส์ที่มนุษย์สร้างขึ้น โดยมีชุดคำสั่งระบบ (Software) สั่งการในการทำงานซึ่งเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เป็นพื้นฐานของระบบสำนักงานอัตโนมัติ Internal Memoryเป็นหน่วยความจำทำหน้าที่รับและเก็บข้อมูล จะแบ่งเป็นห้องเล็กๆมากมายเรียกว่า Storage ใช้เก็บข้อมูลต่างๆ

ส่วนประกอบคอมพิวเตอร์
มีองค์ประกอบสำคัญ 3 ส่วน ได้แก่
1. ตัวเครื่อง (Hardware) ได้แก่อุปกรณ์ต่างๆ
1.1 หน่วยรับข้อมูล ได้แก่ เมาส์ คีย์บอร์ด จอสัมผัส
1.2 หน่วยประมวลผลกลาง หรือ CPU
1.3 หน่วยแสดงผล ได้แก่ จอมอนิเตอร์ Printer
2. คำสั่งเครื่อง (Software)
2.1 คำสั่งระบบ (System Software)
- โปรแกรมควบคุมระบบ เช่น ระบบปฏิบัติการ (OS)
- โปรแกรมสนับสนุนระบบ เช่น บริการอรรถประโยชน์ (Utilities)
- โปรแกรมพัฒนาระบบงาน เช่น โปรแกรมแปลภาษา
2.2 คำสั่งประยุกต์ (Application Software) โปรแกรมที่จัดทำขึ้นเพื่อใช้งานต่างๆ เช่น ด้านการคำนวณ การประมวลผล การจัดพิมพ์ ฐานข้อมูล กราฟฟิค เป็นต้น
3. คน (People ware) เช่น ผู้ใช้ (User) ผู้เขียนโปรแกรม (Programmer)

ประเภทของคอมพิวเตอร์
1. แบ่งตามวัตถุประสงค์การใช้งาน
1.1 ใช้งานทั่วไป เช่น คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (PC)
1.2 ใช้งานเฉพาะอย่าง เช่น คอมพิวเตอร์ในอุตสาหกรรมรถยนต์
2. แบ่งตามลักษณะข้อมูล
2.1 Analog ใช้สำหรับข้อมูลหรือเงื่อนไขที่ต่อเนื่อง เช่น อุณหภูมิ ความกดดันอากาศ กระแสไฟฟ้า เป็นต้น
2.2 Digital ใช้จำนวนหรือตัวเลขในการแปลงรหัสสัญญาณแล้วแปลงผลออกมาในรูปตัวเลขและตัวอักษร
2.3 Hybrid เป็นการผสมผสานเทคโนโลยีของ Analog และ Digital สามารถทำงานได้ทั้งรูปแบบการวัดค่าต่อเนื่องและการคำนวณประมวลผล
3. แบ่งตามขนาด
3.1 ขนาดใหญ่ ได้แก่ Mainframe
3.2 ขนาดกลาง ได้แก่ Minicomputer Laptop (Notebook)
3.3 ขนาดเล็ก ได้แก่ Microcomputer (PC)

เทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์
ประกอบด้วยรูปแบบพื้นฐาน ได้แก่
1. VDT (Video Display Terminal) เป็นที่ซึ่งข้อมูลและโปรแกรมจะถูกป้อนข้อมูลเข้าไปในเครื่องคอมพิวเตอร์รวมทั้งคีย์บอร์ด อุปกรณ์การป้อนเข้าที่สำคัญ
2. Magnetic Tape มีลักษณะเป็นม้วนเทปแม่เหล็กจะเก็บข้อมูลเป็นจุดแม่เหล็ก ส่งไป Internal Memory ภายในคอมพิวเตอร์
3. Magnetic Disks จะมีที่พักเก็บทั้งสองด้าน ข้อมูลถูกบันทึกในdiskด้วยรูปแบบจุดแถบแม่เหล็ก
4. Scanning เป็นอุปกรณ์อิเลคทรอนิกส์ใช้อ่านข้อมูลแล้วส่งผ่านเข้าคอมพิวเตอร์
4.1 Bar Code Reader เครื่องscanerจะเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ซึ่งบรรจุชื่อสินค้าและราคา นอกจากนี้ยังใช้อ่านแฟ้มในสถานพยาบาลและสำนักงานทนายความด้วย
4.2 OCR (Optical Character Reader/Recognition) จะผ่านวัตถุดิบแล้วแปลงเป็นคำสั่งผ่านเข้าคอมพิวเตอร์ สามารถรับวัตถุดิบได้หลายรูปแบบ เช่น รูปภาพ แบบฟอร์ม อักษรการพิมพ์
5. คำพูด (Speech) เสียงมนุษย์ใช้เป็น Input โดยอาจต้องจำกัดศัพท์ วลีสั้นๆ และความต่อเนื่องของคำ
6. รูปและภาพ (Graphic & Image) โดยใช้อุปกรณ์เคลื่อนรอบจอหรือใช้เขียนหรือใช้สัมผัสในบริเวณกำหนด เช่น เมาส์ ปากกา และจอสัมผัส

เทคโนโลยีส่วนกระบวนการ
1. หน่วยความจำ (Memory Unit) เป็นที่เก็บข้อมูลและโปรแกรมชั่วคราวทั้งก่อน ระหว่าง และหลังปฏิบัติในกระบวนการถือเป็นการเก็บขั้นแรก (Primary Storage) และเก็บอยู่ในตัวเครื่อง แบ่งเป็น
1.1 Read-Only Memory หรือ ROM เป็นการบันทึกถาวร ผู้ใช้ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงและข้อมูลจะไม่ถูกทำลาย
1.2 Random-Access Memory หรือ RAM เป็นความจำชั่วคราว ถ้าปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ข้อมูลในRamจะหายไปเพราะเป็นเพียงการทำงานบนที่ว่างในคอมพิวเตอร์
2. หน่วยคำนวณ (Arithmetic-Logic Unit) ใช้ในการคำนวณคณิตศาสตร์และตรรกวิทยา
3. หน่วยควบคุม (Control Unit) มีการควบคุมและสนับสนุนตามโปรแกรมที่กำหนด

เทคโนโลยีส่วนแสดงผล
1. VDT ข้อมูลที่ป้อนเข้ามาจะแสดงบนจอมอนิเตอร์
2. เครื่องพิมพ์ (printers) เป็นการจัดพิมพ์บนกระดาษ (Hard Copy)
2.1 Impact Printers สร้างงานโดยการพิมพ์ผ่านผ้าหมึกลงบนกระดาษลักษณะเช่นเดียวกับการพิมพ์ดีด
2.2 Non Impact Printers เป็นวิธีการเชื่อมของแสงเลเซอร์และเทคนิคการถ่ายเอกสารมีทั้งแบบที่นิยมคือ Laser Printer กับ Inkjet Printer
3. เสียง (Voice/Audio Response) สร้างเสียงสะท้อนจากข้อมูลที่ได้รับมาสู้ระบบการแสดงผลด้วยเสียงเช่นกัน
4. อุปกรณ์อื่น เช่น โมเด็ม ใช้เชื่อมต่อคอมพิวเตอร์กับสายโทรศัพท์เคลื่อนย้ายข้อมูลผ่านสาย

เทคโนโลยีส่วนการเก็บ
1. Magnetic Tape ใช้ในระบบคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่เพื่อเก็บข้อมูลเรียงลำดับ
2. Magnetic Disk ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลโดยใช้พื้นที่สะดวกกว่าประกอบด้วย
2.1 Floppy Disk เป็นแผ่น Disketteที่ยืดหยุ่นใช้กับMinicomputerมีต้นทุนต่ำ
2.2 Hard Disk ทำจากอลูมิเนียมที่ทนทาน ข้อมูลเก็บได้ในปริมาณที่มากกว่า และการค้นหาข้อมูลก็รวดเร็วกว่า
3. Optical Disk เป็นสื่อรุ่นใหม่ในการเก็บข้อมูลโดยติดต่อกับคอมพิวเตอร์ผ่านแสงเลเซอร์ ทนทานความร้อนและการเปลี่ยนแปลงอุณหภูมิ ข้อมูลนำมาใช้ได้ดีและเร็วกว่า Magnetic Disk
3.1 Compact Disc Read-Only Memory (CD-ROM)
3.2 Database Management System (DBMS)

เทคโนโลยีส่วนควบคุม
การควบคุมสำคัญต่อระบบคอมฯ คือ การควบคุมทรัพยากร มนุษย์ (Human Control) เกี่ยวกับกฎระเบียบการปฏิบัติงาน และการควบคุมเทคโนโลยี (Technological Control) ซึ่งต้องมีการควบคุมระบบอย่างเหมาะสม โดยใช้สมองของคอมฯเป็นหน่วยควบคุมและต้องปฏิบัติการดังนี้
1. ควรมีคำแนะนำหรือคำสั่งที่เหมาะสม ในหน่วยควบคุม เช่น การตรวจสอบโปรแกรม เป็นต้น
2. ควรมีการควบคุมกันเองภายในเครื่องคอมพิวเตอร์
3. ควรควบคุมให้มีการแสดงผลอย่างถูกต้องเหมาะสม กับเทคโนโลยี และอุปกรณ์ของการแสดงผลในรูปแบบต่างๆ เช่น การพิมพ์ การ Plotting COM เป็นต้น

สำนักงานอัตโนมัติ Office Automation: OA
ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ
สำนักงานอัตโนมัติ หรือ OA เป็นกระบวนการนำเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology: IT) มา ประยุกต์ใช้ในสำนักงาน โดยการรวบรวม นำเครื่องมืออุปกรณ์อัตโนมัติและเทคโนโลยีด้าคอมพิวเตอร์ ตลอดจนการติดต่อสื่อสารด้านอิเล็กทรอนิกส์ มาประกอบกันทำให้เกิดงานในสำนักงานกลายเป็นอัตโนมัติ

หน้าที่และระบบข้อมูลหลักใน OA
1. ลักษณะ หรือรูปแบบของข้อมูลที่เกิดขึ้นในสำนักงาน คือ ภาพ เสียง ตัวเลข อักษร ข้อมูล และคำพูด
2. แสดงถึงกิจกรรมวงจรข้อมูลพื้นฐาน
3. ระบบหลักที่มีหน้าที่รับผิดชอบต่อกิจกรรมวงจรข้อมูล
4. ระบบเครือข่ายที่เรียกว่า LAN (Local Area Network) ทำการเชื่อมต่อหน้าที่ของระบบทั้งสี่ระบบ
5. กิจกรรมหลัก และองค์ประกอบของระบบอัตโนมัติ

ระบบสารสนเทศของ OA
1. ระบบการจัดการด้านเอกสาร (Document Management System: DMS)
1.1 การประมวลผลคำ (Word Processing)เป็น โปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้สำหรับช่วยในการพิมพ์เอกสารต่าง ๆ ได้เร็วขึ้น โดยมีจุดเด่นคือสามารถที่จะแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ตลอดเวลา โปรแกรมสำเร็จรูปประเภทประมวลคำมีหลายโปรแกรม ทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ เช่น CU-Writer เวิร์ดราชวิถี Word perfect Word Star และไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft word) เป็น ต้น โดยส่วนมากโปรแกรมประเภทนี้จะช่วยสร้างเอกสาร แก้ไข จัดรูปแบบ ขอบเขตของเอกสาร การบันทึกเอกสาร การคัดลอกหรือการย้ายข้อความเป็นบล็อก การค้นหาคำ การแทนที่คำ การตรวจสอบคำผิด และการทำจดหมายเวียน ไมโครซอฟต์เวิร์ด 97 ยังมีความสามารถพิเศษอื่น ๆ อีกมากมาย เช่น การตรวจคำและไวยากรณ์ การนับคำ และความสามารถในการเรียกข้อความขึ้นมาดูก่อนสั่งพิมพ์
1.2 การประมวลภาพ (Image Processing) เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ ซึ่งนับเป็นความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีอย่างยิ่ง โดยการอาศัยอุปกรณ์ในการสแกนภาพเข้าไปในคอมพิวเตอร์โดยใช้เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner) ต่อเชื่องกับเครื่อง คอมพิวเตอร์และเครื่องเลเซอร์ จากนั้นเข้าสู่โปรแกรมการสแกนภาพ ซึ่งโปรแกรมนี้จะทำหน้าที่ในการติดต่อระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ หากอุปกรณ์ใดไม่พร้อมโปรแกรมจะแสดงข้อเตือน ภาพที่ถ่ายเข้าไม่สามารถที่จะปรับแต่ง ย่อ ขยาย หรือใส่ข้อความประกอบเข้าไป เช่น โปรแกรม Aldus PageMaker ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ การประมวลภาพ มักนิยมใช้ร่วมกับระบบบริการต่าง ๆ โดยผ่านเครือข่าย เฉพาะที่
1.3 การจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)สำนักงานในปัจจุบันนิยมใช้มาก เนื่องจากสามารถใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ไม่จำเป็นต้องเป็นเครื่องเฉพาะ เดสท์ทอป พับลิชชิ่งเป็นเทคโนโลยีพัฒนามาจากเวิร์ดโปรเซสซิ่ง โดยเป็นการผสมระหว่างซอฟต์แวร์ทางด้านเวิร์ดโปรเซสซิ่ง ที่มีความสลับซับซ้อนกับโปรแกรมด้านกราฟิก สามารถใช่แบบตัวอักษร (Font) ได้ หลายภาพ หลายแบบ การใช้สี ภาพที่ได้จากการสแกนเนอร์รวมทั้งการใช้เครื่องพิมพ์เลเซอร์ ความละเอียดสูง ทำให้เอกสารภาพที่ได้มีความคมชัดเจน ละเอียด โดยทั่วไปหน่วยงานที่นำโปรแกรมเดสท์ทอป พับลิชชิ่งมาใช้กับการทำรายงาน วารสาร แผ่นพับ และเอกสารต่าง ๆ โดยสามารถเพิ่มความเร็วในการทำงาน และลดค่าใช้จ่ายทางด้านบุคลากรที่ขาดแคลน โปรแกรมประเภทนี้ที่นิยมใช้ได้แก่ PageMaker Corel draw Microsoft Power Point เป็นต้น ในส่วนของฮาร์ดแวร์ เครื่องคอมพิวเตอร์ควรจะมีหน่วยความจำตั้งแต่ 16 เมกกะไบต์ (MB)ขึ้นไป และควรจะมีความละเอียดบนจอภาพตั้งแต่ 800 x 600 จุด ขนาดของจอภาพ (Monitor)ตั้งแต่ 14” ขึ้นไป แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตัวโปรแกรมและความละเอียดของภาพ ขนาดของจอภาพ เป็นต้น
1.4 การผลิตเอกสารหลายชุดหรือการทำสำเนา (Reprographics)เป็น กระบวนการทำสำเนาเอกสารต่าง ๆ การทำสำเนารายงานจดหมาย และเอกสารอื่น ๆ เพื่อที่จะสามารถแจกจ่ายเอกสารให้กับผู้เกี่ยวข้อได้รวดเร็ว ในสมัยนี้การพิมพ์สำเนาเอกสาร จำนวนมากนิยมใช้เครื่องระบบสำเนาอัจฉริยะ (Intelligent copier system) โดย เอาเครื่องนี้ต่อเขื่อมกับเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดกลาง หรือ ขนาดเล็ก และต่อเข้ากับเครื่องพิมพ์เลเซอร์ วิธีการทำเอกสารจะถูกทำขึ้นที่เครื่องคอมพิวเตอร์ และส่งมายังเครื่องอัดสำเนา ซึ่งเครื่องอัดสำเนาจะพิมพ์สำเนา ตามที่ผู้ใช้ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
1.5 การเก็บรักษา (Archival Storage) เป็น การเก็บรักษาข้อมูลในหน่วยความจำสำรอง เช่น เทปแม่เหล็ก ไมโครฟิลม์ (Microfilm) แผ่นจานแม่เหล็ก หรือแผ่น CD เป็น ต้น โดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลปริมาณและรูปแบบหลากหลาย ที่ องค์การจึงต้องเก็บรักษาข้อมูลอย่างเป็นระบบ มิให้เกิดการสูญหาย ความล่าช้าในการใช้งาน การทำลายข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ หรือการโจรกรรม ซึ่งจะส่งผลต่อการดำเนินงานของธุรกิจได้
2. ระบบการจัดการด้านข่าวสาร (Message Handling System: MHS)
2.1 โทรสาร (Facsimile) หมายถึงกรรมวิธีในการถอดแบบเอกสารหรือรูปภาพโดยทางคลื่นไฟฟ้า, เดิมใช้โทรภาพ; เอกสารซึ่งส่งหรือรับด้วยกรรมวิธีดังกล่าว
2.2 E-mail ย่อมาจาก: Electronic Mail ความหมาย: จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เป็นข้อมูลที่มีการรับและส่ง โดยเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยผ่านเครือข่ายของ การสื่อสาร
2.3 Voice mail หมายถึง การส่งข้อความและเสียงในรูปแบบเมลล์เสียง
3.ระบบการประชุมทางไกล (Teleconferencing System: TS)
3.1 การประชุมด้วยภาพและเสียง (Video Conferencing)
3.2 การประชุมด้วยเสียง (Audio Conferencing)
3.3 การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)
3.4 โทรทัศน์ภายใน (In-House Television)
3.5 ระบบสื่อสารทางไกล (Telecommuting)
4. ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support System: OSS)
4.1 คอมพิวเตอร์ช่วยออกแบบ (Computer Aided Design: CAD)
4.2 การนำเสนอ (Presentation)
4.3 กระดานข่าวสาร (Bulletin Board)
4.4 โปรแกรมเครือข่ายกลุ่ม (Groupware)
4.5 ระบบการจัดระเบียบงาน (Desktop Organizer)

ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ : OA
1. ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการจัดเตรียมเอกสารกระดาษ การจัดส่ง การรับ การจัดเก็บและการทำลาย รวมทั้งงบประมาณในการจัดจ้างผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน
2. การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน ลดขั้นตอนเวลาในการพิมพ์ผิด การตรวจสอบแก้ไข ปรับปรุง
3. ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วขึ้น เนื่องจากความถูกต้องแม่นยำ และความรวดเร็วในการสืบค้น
4. ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงาน แ ละหน่วยงานมากขึ้น เนื่องจากมีสำนักงาน เครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย รวดเร็วประหยัดเวลาในการทำงาน
5. หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดี สำหรับหน่วยงานภายใน ที่ได้รับการบริการ และการติดต่อสื่อสารที่ถูกต้องรวดเร็วทันสมัย

การประยุกต์ใช้ OA
1. POS (Point – Of – Sale) เป็นจุดขาย มักพบตามร้านค้าปลีก ในระบบ Laser Scanner ช่วยในการอ่านสินค้า ราคา และรายละเอียดสินค้า
2. ATM (Automated Teller Machine) เป็นส่วนที่นิยมใช้ในการฝากถอนและบริการชำระค่าสาธารณูปโภค โดยใช้รหัสผ่านของแต่ละคน
3. DSS (Decision Support System) บางครั้งเรียกว่า EIS (Executive Information System) จะรวบรวมข้อมูลจากแหล่งภายใน และภายนอกบริษัทเข้ามาอยู่ในแฟ้มข้อมูลเพื่อช่วยในกรตัดสินใจ
4. CASE (Computer-Aided Software Engineering) ใช้ในงานเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์อัตโนมัติ
5. หุ่นยนต์ (Robots) เป็นเครื่องจักรกลอัตโนมัติสำหรับใช้ในงานซ้ำซ้อน

การบริหาร OA
การวางแผนและจัดองค์การระบบ OA
ก่อนอื่นต้องเข้าใจความสามารถของคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีเพื่อตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด ที่จะเปลี่ยนแปลงการบบริหารสำนักงานแบบเดิมมาใช้แบบอัตโนมัติ โดยต้องเริ่มจากการศึกษาความเหมาะสม หรือ FS ซึ่งต้องวิเคราะห์ในประเด็นต่าง ๆ เช่น
- ข้อมูลที่บริษัทต้องการ
- ข้อเสนอของผู้ผลิตคอมพิวเตอร์ที่ตอบสนองความต้องการของบริษัท
- ทัศนคติและความคิดของพนักงานในการปรับปรุงระบบบริหารสำนักงาน
โดยทั่วไป คอมพิวเตอร์จะเหมาะสมถ้าสถานการณ์ของระบบข้อมูลในสำนักงานมีลักษณะ ดังนี้
1. ปริมาณข้อมูลมีมาก มีแฟ้มข้อมูลใหม่เกิดขึ้นมาก และมีปริมาณการใช้สูง
2. มีความต้องการรายงานที่ถูกต้องและการประมวลผลที่รวดเร็ว
3. มีลักษณะงานเป็นกิจวัตร ตามเวลา ซ้ำ ๆ และจำนวนมาก
4. มีความต้องการการบริหารระบบข้อมูลต่อเนื่อง
5. ต้องการลดต้นทุนต่อหน่วยของการประมวลผลข้อมูล
6. ลูกค้าต้องการบริการสะดวกและรวดเร็วขึ้น
7. มีบันทึกหรืองานเอกสารในสำนักงานเป็นจำนวนมาก

ผู้บริหารระดับสูงอาจมีการตรวจตราโดยใช้ใบตรวจสอบรายการ (Checklist) เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ เพื่อช่วยในการเลือกซื้อ และตัดสินใจ และมักมีความสำคัญกับการประสานสำนักงานเป็นหนึ่งเดียว คือมีระบบเชื่อมโยงทุกด้าน หรือพูดง่าย ๆ คือ เป็น OA ที่แท้จริง

หลังจากวางแผนกำหนดระบบ OA แล้วต้องมีการจัดองค์การเพื่อติดตั้งในสถานที่ให้เหมาะสม ในบริษัทขนาดเล็กที่ใช้เพียง Minicomputer อาจให้ผู้บริหารสำนักงานรับผิดชอบโดยจัดตั้งศูนย์คอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก แต่สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ต้องมีหน่วยงานรองรับ โดยเป็นศูนย์สารสนเทศส่วนกลางประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญ ด้านคอมพิวเตอร์ นักวิเคราะห์ โปรแกรมเมอร์ และผู้ปฏิบัติงานคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะดูแลงานส่วนกลางและรายงานต่อผู้อำนวยการฝ่ายระบบสารสนเทศ หรือผู้บริหารระดับสูงโดยตรง
การ จัดตั้งองค์การเพื่อระบบงาน OA ขึ้น อยู่กับขนาดของคอมพิวเตอร์และเป้าหมายที่กำหนดไว้สำหรับระบบ ซึ่งควรมีการจัดระบบฝึกอบรมและการแนะนำดูแลพนักงานที่ต้องเกี่ยวข้อง กับระบบคอมพิวเตอร์เพื่อให้เกิดความระมัดระวัง และไม่เกิดผลกระทบเชิงลบ

การดูแลรักษาความปลอดภัย OA
1. ป้องกันสื่อแม่เหล็ก จากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม และต้องป้องกันจากฝุ่น และการแตกหัก
2. จัดทำการสำรองข้อมูล โดยมีแผ่นต้นฉบับ และแผ่นสำเนา
3. จัดตั้งวิธีการรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต
4. ให้การดูแลและตรวจวัดระบบรักษาความปลอดภัย
5. ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัส
6. ปัญหาอาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ ที่มีเพิ่มขึ้น เป็นปัญหาระดับชาติโดยการแอบเข้าไปในระบบผู้อื่นแล้ว นำข้อมูลมาขาย ผู้บริหารสำนักงานควรป้องกันข้อมูล โดยการสำรองเก็บตลอดจนเพิ่มระบบรักษาความ ปลอดภัยอย่างเข้มงวด

การประเมินค่าของระบบ OA
การประเมินค่าของระบบงานอื่น ๆ เพื่อระบุว่าการจัดทำระบบ OA บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการหรือไม่ดีเพียงใดและมีประโยชน์มากน้อยเพียงใด ให้พิจารณาจากคุณค่าของระบบคอมพิวเตอร์ใน OA ที่มีคุณประโยชน์ดังต่อไปนี้
1. มีการช่วยเหลืออย่างสมเหตุสมผล เพื่อการแก้ปัญหาข้อมูลและปัญหาในการประมวลผลข้อมูล
2. มีการควบคุมการจัดเตรียมข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
3. มีการชี้แจงและนับแหล่งเอกสารทั้งหมดของข้อมูลอย่างมีประสิทธาภาพ
4. มีกระบวนการมาตรฐานเพื่อส่งคืนเอกสารจากต้นเรื่อง
5. ผลลัพธ์ที่ได้บรรลุเป้าหมายระบบ
6. จัดทำตารางเวลาทำงานมีความสมเหตุสมผลอันจะช่วยสร้างขวัญกำลังใจพนักงาน
7. มีต้นทุนกระบวนการปฏิบัติของข้อมูลลดต่ำลง
8. มีการควบคุมข้อมูลที่เก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์อย่างเข้มงวดรัดกุม

องค์กรของรัฐบาลกับการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้





องค์กรรัฐบาลกับการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้

สารสนเทศส่วนราชการ กระทรวง ทบวง กรม รัฐวิสาหกิจ และหน่วยงานในกำกับของรัฐบาลต่างๆ แม้ขณะนี้จะยังคงมีการนำเสนอข้อมูลในรูปของสิ่งพิมพ์ที่เป็น หนังสือ วารสาร เอกสาร จุลสาร แผ่นปลิว และวัสดุตีพิมพ์อื่นๆแต่ด้วยความเจริญก้าวหน้าด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องและรวดเร็ว ก่อประโยชน์อย่างมหาศาลต่อการจัดเก็บ การประมวลผล และการเผยแพร่สารสนเทศที่เพิ่มขึ้นอย่างมากมายตลอดเวลาจากทั่วทุกมุมโลก ในหลากหลายสาขาวิชาทั้งวิทยาศาสตร์ เทคโนโลยี สังคมศาสตร์ มนุษยศาสตร์ และการพัฒนาสาขาวิชาการใหม่ๆ อีกมาก หน่วยงานต่าง ๆของ ภาครัฐได้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศนี้มาพัฒนาฐานข้อมูลในความรับผิดชอบขององค์กรเพื่อใช้ในหน่วยงาน และกระจายสู่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง นักวิชาการ นักธุรกิจ นักศึกษา นักวิจัย ตลอดจนประชาชนทั่วไป ให้ได้รับทราบทั้งเพื่อประโยชน์ต่อการปฏิบัติงาน การดำเนินธุรกิจ

การศึกษาค้นคว้าวิจัย และการดำรงชีวิตประจำวัน โดยการเผยแพร่ผ่าน World Wide Web นี้ทำให้ผู้ใช้ได้รับสารสนเทศอย่างรวดเร็ว เพียงแค่ปลายนิ้วสัมผัสสารสนเทศมากมายมหาศาลจะปรากฎบนจอภาพให้ได้อ่าน ได้เลือก ตามความสนใจและตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการใช้ หากเรื่องใด รายการใดต้องการจะเก็บไว้ศึกษาค้นคว้าใช้งานก็สามารถเรียกเก็บข้อมูล (download) ใส่ไว้ในหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว หรือเก็บในแผ่นบันทึกข้อมูล (diskette, CD-ROM)ซึ่งจะเรียกใช้เมื่อใดก็ได้

สารสนเทศส่วนราชการบน World Wide Web เหล่านี้ นับเป็นแหล่งสารสนเทศอีกทางเลือกหนึ่งที่ได้เปล่า ไม่อาจประเมินราคาได้แต่มีคุณค่าต่อการศึกษาค้นคว้าวิจัย ครอบคลุมเนื้อหาตามความต้องการของผู้ใช้ในทุกสาขาวิชา การเข้าถึงสารสนเทศของส่วนราชการบน World Wide Web นี้เพียงมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่พร้อมด้วยอุปกรณ์ hardware, software และเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคมให้สามารถใช้อินเตอร์เน็ตได้และรู้จักชื่อ Web site ของส่วนราชการนั้น ๆ หรือ รู้จักชื่อ Web site ของส่วนราชการแห่งใดแห่งหนึ่งก็สามารถเข้าถึง Web site ของส่วนราชการต่างๆ และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้ เพราะแต่ละ Web site จะมีคำสั่งเชื่อมโยง (link) ไปยัง Web site ทั้งของส่วนราชการ กระทรวง ทบวง กรม รัฐวิสาหกิจ และองค์กรต่างๆ ที่เกี่ยวข้องทั้งในประเทศและต่างประเทศ และ Web site ที่น่าสนใจ ไว้ด้วยเพื่อความสะดวกรวดเร็วในการเข้าถึง บรรณารักษ์ นักวิชาการ และนักเอกสารสนเทศ ได้ให้ความสนใจเข้าไปสืบค้นสารสนเทศจากแหล่งสารสนเทศส่วนราชการบน World Wide Web เพราะเป็นสิ่งที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการบริการและเพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับผู้ใช้ได้มากขึ้น

แต่อย่างไรก็ตาม หากต้องการสารสนเทศเหล่านี้ในลักษณะ Full Text ซึ่งบางรายการมีเนื้อหามากตั้งแต่หลายสิบหน้าจนถึงเป็นร้อยหน้า การที่จะสามารถเข้าถึงสารสนเทศเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็วทันใจและมีประสิทธิภาพ จะต้องมีระบบการสื่อสารโทรคมนาคมที่ดี มีเครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ hardware, software ที่มีประสิทธิภาพสูงด้วย จึงจะสามารถเข้าไปแสวงหา วิเคราะห์ ประเมินคุณค่า และคัดเลือกสารสนเทศต่างๆให้สอดคล้องกับบทบาทหน้าที่หลักของห้องสมุด ศูนย์สารสนเทศ และความต้องการของผู้ใช้ให้มากที่สุด รวมถึงทำให้การเรียกจัดเก็บ (download) และให้บริการสารสนเทศเหล่านั้นเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพเช่นกัน

เนื้อหาสาระของสารสนเทศบน World Wide Web ของส่วนราชการ กระทรวง ทบวง กรม รัฐวิสาหกิจ และหน่วยงานต่างๆในกำกับของรัฐ จะให้ข้อมูลทั้งในส่วนที่เหมือนกันและที่แตกต่างกันไปตามบทบาท

ภาระหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละองค์กร ซึ่งพอสรุปได้ว่าเป็นเนื้อหาสาระเกี่ยวกับ

1 ประวัติพัฒนาการขององค์กร การจัดส่วนราชการ หน่วยงานระดับรองได้แก่ กรม กอง หรือหน่วยงานเทียบเท่าที่เรียกชื่อเป็นอย่างอื่น

2 บทบาทภาระหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงาน ทำเนียบผู้บริหารระดับสูงพร้อมชีวประวัติโดยสังเขป
3 รายละเอียดโครงการ นโยบาย แผนงาน เงินงบประมาณ เงินกองทุนเพื่อสนับสนุนโครงการ แผนงาน
4 เรื่องราวหรือบทความรู้ตามภาระหน้าที่ที่กำลังปฏิบัติให้เป็นไปตามนโยบาย โครงการต่างๆของรัฐบาล หรือที่อยู่ในความสนใจ หรือที่เกี่ยวข้อง
5 ข่าวขององค์กร หรือข่าวเกี่ยวกับการปฏิบัติตามภาระกิจที่ปรากฏในหนังสือพิมพ์ สื่อมวลชนต่าง ๆ
6 จดหมายข่าวเหตุการณ์ปัจจุบัน
7 สถิติข้อมูลต่าง ๆ
8 รายชื่อสิ่งพิมพ์ขององค์กรซึ่งบางรายการสามารถเข้าไปอ่านเนื้อหาเต็มได้ บางรายการอาจเรียกค้นได้เฉพาะบทสรุปหรือสาระสังเขป
9 ผลการปฏิบัติงานตามบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ
10 กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ ประกาศ คำสั่ง มาตรฐานผลิตภัณฑ์ สิทธิบัตร เครื่องหมายการค้าต่างๆ


และที่ขาดมิได้เลยคือคำสั่งเชื่อมโยง (link) ไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องและที่น่าสนใจ


ตัวอย่าง องค์กรรัฐบาลกับการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้


กรมศุลกากร


ศุลกากรไทยสร้างปรากฎการณ์ใหม่ พัฒนาระบบ e-Customs สู่ยุค "ศุลกากรไฮเทค"
เนื่องจากความล่าช้าและคิวแถวยาวเหยียดของผู้คนที่เรียงรายรอยื่นเอกสารผ่านพิธีการศุลกากร เพื่อขออนุมัติใบขนส่งสินค้าในแต่ละด่านศุลกากรได้เลือนหายไปจากความทรงจำของผู้ประกอบการนำเข้าและส่งออกเมื่อระบบคอมพิวเตอร์ได้เข้ามาสร้างปรากฏการณ์ครั้งใหม่ ที่เปลี่ยนความยุ่งยากและซ้ำซ้อนของพิธีการศุลกากรต่าง ๆ ให้เรียบง่าย ทำให้ผู้ประกอบการสามารถดำเนินการในทุกขั้นตอน เพียงผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์และเครือข่ายอินเทอร์เน็ตในทุกที่ และทุกเวลา


จากหน่วยงานภาครัฐที่ดูแลเพียงการจัดเก็บภาษีจากสินค้านำเข้าและส่งออกกรมศุลกากรยุคใหม่ได้ปรับบทบาทและหน้าที่มาสู่การพัฒนาและส่งเสริมการค้าระหว่างประเทศรวมถึงกระตุ้นให้เกิดการขยายตัวของการส่งออกไทยให้มีศักยภาพสูงขึ้นหน่วยงานภาครัฐที่มีอายุกว่า 130 ปีแห่งนี้จึงได้มีการพลิกโฉมหน้าใหม่ เพื่อก้าวเข้าสู่ "ศุลกากรไฮเทค" ที่พิธีการศุลกากรในทุกขั้นตอนจะดำเนินการผ่านระบบคอมพิวเตอร์ทั้งหมดในลัษณะที่เป็น e-Customs Paperless Trading ด้วยความทันสมัยของพิธีการศุลกากรยุคใหม่เราเชื่อว่าจะสามารถยกระดับรูปแบบการค้าระหว่างประเทศของไทยให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันของประเทศในเวทีโลก


และนี่คือเป้าหมายของกรมศุลกากรในยุคนี้ นั่นคือคำบอกเล่าจาก อุทิศ ธรรมวาทิน อธิบดีกรมศุลกากร ผู้ผลักดันการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของกรมฯให้ก้าวเข้าสู่ยุคแห่งรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ในวันนี้ อาจเรียกได้ว่าขั้นตอนพิธีการศุลกากรทั้งหมดทั้งการนำเข้าและส่งออก ได้ปรับสุ่ระบบ e-Customs สมบูรณ์แบบ และด้วยระบบใหม่นี้ ผุ้ประกอบการสามารถลดระยะเวลาและขั้นตอนในการติดต่อขออนุมัติใบขนส่งสินค้าจากกรมศุลกากร รวมทั้งเสียภาษีตามพิกัดอัตราของสินค้านั้น ๆ จนถึงขั้นตอนการตรวจปล่อยสินค้าจากเดิมที่ใช้เวลาถึง 3 วัน ให้เหลือเพียงภายในเวลาไม่ถึง 1 ชั่วโมง"เนื่องจากระบบใหม่เป็นระบบไร้กระดาษ หรือ paperless ทำให้เราสามารถลดภาระการจัดการและการดำเนินงานด้านเอกสารไปได้อย่างมาก เนื่องจากภาคเอกชนสามารถส่งข้อมูลต่าง ๆ มาให้เจ้าหน้าที่เพื่อตรวจสอบข้อมูลและตรวจปล่อยสินค้าผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต โดยการดำเนินงานต่าง ๆ ภายในกรมฯ จะผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เช่นกัน ซึ่งวิธีนี้จะอำนวยความสะดวกให้กับกรมฯ และผู้ประกอบการทั้งยังประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายอีกด้วย" e-Customs "เน้นบูรณาการการให้บริการยุคใหม่ภายใต้ระบบ e-Customs กรมศุลกากรได้มีการออกแบบระบบใหม่ทั้งหมด จากเดิมที่ใช้เทคโนโลยี EDI หรือ Electronic Data Interchange ซึ่งเป็นระบบการส่งข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่ยังจำเป็นต้องพิมพ์ใบขนสินค้า เพื่อนำมาดำเนินการพิธีการศุลกากรในขั้นต่อไป


แต่ระบบใหม่นี้ ผู้อำนวยการกลุ่มงานวางแผนและพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ กรมศุลกากร ได้รับการออกแบบและพัฒนาบนพื้นฐานของ Web-based Technology ซึ่งใช้มาตรฐาน ebXML ในการรับส่งข้อมูล ทำให้กรมศุลกากรสามารถปรับสุ่ระบบไร้กระดาษได้ในทุกขั้นตอน ได้มีการนำเทคโนโลยี EDI มาใช้ในการรับส่งข้อมูลกับผู้ประกอบการมาตั้งแต่ปี 2541 แต่ระบบ EDI เป็นเทคโนโลยีเก่าที่มีขีดความสามารถจำกัด ผู้ประกอบการจึงยังคงต้องพิมพ์เอกสารมายื่นต่อเจ้าหน้าที่ควบคู่กับการส่งข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ทำให้กรมฯ ต้องอาศัยเจ้าหน้าที่จำนวนมากในการดำเนินการพิธีการศุลกากรสำหรับการนำเข้าและส่งออก ขณะที่ปริมาณใบขนสินค้าเพิ่มขึ้นปีละไม่ต่ำกว่า 15 เปอร์เซ็นต์ เราจึงมีความจำเป็นต้องพัฒนาและขยายสู่ระบบใหม่ทั้งนี้ระบบ e-Customs ได้พัฒนาเพื่อใช้ครอบคลุมทั้งระบบ e-Import และ e-Export โดยเปิดใช้อย่างเป็นทางการในต้นปี 2550 และได้มีการขยายระบบครอบคลุมทุกด่านและท่าของกรมศุลกากรทั่วประเทศเมื่อเดือนกรกฎาคม 2551 ที่ผ่านมา และปัจจุบันผู้ประกอบการสามารถรับริการจากกรุมศุลกากร ตั้งแต่การยื่นขอเลขที่ใบขนสินค้าการเสียภาษีออนไลน์ในลักษณะที่เป็น Electronic Fund Transfer กับเครือข่ายธนาคาร 10 แห่ง รวมถึงการตรวจปล่อยสินค้าได้ลักษณะที่เป็นบริการ ณ จุดเดียว หรือ "One Stop Service"


ขณะเดียวกัน กรมศุลกากรยังได้มีการเชื่อมโยงระบบกับการท่าเรือแห่งประเทศไทยเพื่อรับส่งข้อมูลการตรวจปล่อยสินค้าให้การท่าเรือฯ ได้ทราบล่วงหน้า การเชื่อมโยงข้อมูลดังกล่าวจะช่วยให้เจ้าหน้าที่ของการท่าเรือฯ สามารถเตรียมสินค้าจากตู้คอนเทนเนอร์ที่ผ่านการอนุมัติใบขนสินค้าให้ผู้ประกอบการตรวจเช็คสินค้า และปล่อยสินค้าออกจากด่านได้สะดวก และรวดเร็วยิ่งขึ้น อุทิศ กล่าว ด้วยการเชื่อมโยงข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่ต้นทางจากผู้ประกอบการกรมศุลกากร จนถึงปลายทางที่การท่าเรือฯ ได้สร้างความพึงพอใจให้กับผู้ประกอบการในการดำเนินการพิธีการศุลกากรและตรวจปล่อยสินค้าได้ในที่เดียว ทันใด ทั่วไทย และทุกเวลา ซึ่งสิ่งนี้นับเป็นจุดสำคัญที่สนับสนุนให้ผู้ประกอบการสามารถแข่งขันในเวทีโลกได้


นอกจากนี้ ผู้ประกอบการยังสามารถลดต้นทุนในการดำเนินธุรกิจโดยเฉพาะระบบจัดการเอกสาร ที่สามารถลดความผิดพลาดและความซ้ำซ้อนของการบันทึกข้อมูลโดยคาดว่า ระบบ e-Customs สามารถช่วยให้ผู้ประกอบการลดค่าใช้จ่ายสำหรับการจัดการระบบเอกสารได้ถึง 15 เปอร์เซ็นต์ รวมทั้งประหยัดค่าใช้จ่ายในการเก็บสินค้าไว้ในโรงพักสินค้าหรือคลังสินค้า และที่สำคัญ ด้วยความรวดเร็วในการตรวจปล่อยสินค้า ผู้ประกอบการสามารถเพิ่มความคล่อมตัวในระบบการผลิตและการดำเนินธุรกิจได้อีกด้วย ปัจจุบัน ระบบงานหลักของ e-Customs สามารถสร้างบริการและรองรับการให้บริการแบบ e-Service แก่ผู้ที่เกี่ยวข้องในทุกขั้นตอนของพิธีการศุลกากร นับตั้งแต่ผู้นำเข้าและส่งออก ตัวแทนออกของ ผู้จัดการขนส่ง ตัวแทนรับจัดส่งสินค้า ผู้ให้บริการโลจีสติกส์ carriers ธนาคาร รวมถึงหน่วยงานออกใบรับรองต่าง ๆ ปัจจุบันมีผู้ประกอบการเข้ามาใช้ระบบ e-Customs แล้วถึง 95 เปอร์เซ็นต์ โดยในแต่ละเดือนจะมีข้อมูลที่รับ-ส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉลี่ยมากถึง 3,500,000 - 4,000,000 รายการ และทางกรมฯ คาดว่าในอนาคตกลุ่มผู้ประกอบการในส่วนที่เหลือจะเข้าสู่ระบบพิธีการศุลกากรแบบไร้กระดาษทั้งหมด และเพื่อเชื่อมโยงการปฏิบัติงานให้ครบวงจร


กรมศุลกากร ยังได้นำระบบระบุตัวตนด้วยคลื่นวิทยุ หรือ Radio Frequency Identification (RFID) มาใช้ควบคุมการขนย้ายตู้คอนเทนเนอร์ โดยโครงการ "e-Seal" นี้ จะเป็นการเชื่อมโยงข้อมูลใบขนส่งสินค้าจากระบบ e-Customs เพื่อควบคุมขนย้ายตู้สินค้าจากสถานประกอบการ หรือสถานที่ตรวจปล่อยและบรรจุสินค้าเข้าคอนเทนเนอร์ รวมทั้งควบคุมการนำสินค้าเข้า-ออกจากกรมศุลกากรไปยังคลังสินค้าอื่น ๆ อย่างเป็นระบบและมีความถูกต้อง รวดเร็ว


จากการปรับโฉมรูปแบบพิธีการศุลกากรในครั้งนี้ โครงการ e-Customs ของกรมศุลกากร "จึงได้รับคัดเลือกให้เป็นโครงการแห่งปี หรือ Project of the Year ในหมวด Chang Management Project " จาก Thailand ICT Excellence Awards 2008 ซึ่งจัดโดยสมาคมการจัดการธุรกิจแห่งประเทศไทย และวิทยาลัยนวัตกรรม มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ นอกจากนี้ การพัฒนาโครงการ e-Customs ยังส่งผลให้ประเทศไทยได้รับการจัดอันดับความยาก-ง่ายของการดำเนินธุรกิจจากธนาคารโลก โดยจากผลการสำรวจ Doing Business 2009 ซึ่งเป็นการศึกษาและจัดลำดับความยาก-ง่ายในการดำเนินธุรกิจโดยภาพรวมระหว่างเดือนเมษายน 2550 ถึงเดือนมิถุนายน 2551 ใน 181 ประเทศทั่วโลก พบว่า ประเทศไทยได้ก้าวขึ้นสู่อันดับที่ 13 จากเดิมที่อยู่ใน อันดับที่ 19 ในช่วงปีที่ผ่านมา ทั้งนี้ธนาคารโลกยังได้จัดอันดับความยาก-ง่าย ในเรื่องปัจจัยการค้าระหว่างประเทศของไทย จากอันดับที่ 51 มาเป็นอันดับที่ 10


ทั้งนี้ ธนาคารโลกให้เหตุผลว่าเนื่องจากประเทศไทยมีการพัฒนาและติดตั้งระบบ e-Customs เพื่ออำนวยความสะดวกในการผ่านพิธีการศุลกากรสำหรับการนำเข้าและส่งออกแบบไร้เอกสาร และ สามารถ ดัน e-Customs สู่ฐานการพัฒนาระบบ National Single Window นอกเหนือไปจากระบบพิธีการศุลกากรแบบไร้กระดาษ กรมศุลกากรยังได้มีการขยายต่อยอดระบบ e-Customs เพื่อเชื่อมโยงกับหน่วยงานภาครัฐอื่น ๆ ที่ควบคุมการนำเข้าและส่งออก และออกใบรับรองและใบอนุญาตต่าง ๆ ภายใต้โครงการ "e-Licensing" โดยปัจจุบันโครงการดังกล่าวได้มีการเชื่อมโยงกับหน่วยงานอื่น ๆ ทั้งสิ้นแล้ว 6 หน่วยงานประกอบด้วย



  1. กรมการค้าต่างประเทศ


  2. กรมโรงงานอุตสาหกรรม


  3. กรมเชื้อเพลิงธรรมชาติ


  4. กรมธุรกิจพลังงาน


  5. สำนักงานคณะกรรมการส่งเสริมการลงทุน


  6. การนิคมอุตสาหกรรมแห่งประเทศไทย


เพื่อรับส่งข้อมูลเลขที่ใบรับรองหรือใบอนุญาตสำหรับการนำเข้าหรือส่งออกสินค้าต่าง ๆ ซึ่งจะช่วยให้กรมศุลกากรพิจารณาดำเนินการในขั้นตอนการผ่านพิธีศุลกากร เพื่อตรวจปล่อยสินค้าต่อไป


ระบบ e-Customs นับเป็นก้าวย่างก้าวแรกในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเชื่อมโยงข้อมูลกับหน่วยงานอื่น ๆ เพื่อพัฒนาไปสู่ระบบ National Single Window (NSW) ที่ทุกหน่วยงานจะเชื่อมโยงข้อมูลถึงกันเพื่อให้บริการประชาชนแบบเบ็ดเสร็จ ทั้งนี้ประชาชนและผู้ประกอบการต่าง ๆ สามารถเรียกใช้บริการจากหลากหลายหน่วยงานที่เกี่ยวข้องผ่านทางเครือข่ายอิเล็กทรอนิกส์เพียงจุดเดียว โดยคำร้องขอใช้บริการต่าง ๆ จะถูกส่งไปยังหน่วยงานนั้น ๆ โดยอัตโนมัติ และจะทำการดำเนินการตอบรับผ่านเครือข่ายอิเล็กทรอนิกส์เช่นเดียวกัน ซึ่ง หากโครงการดังกล่าวมีการพัฒนาเป็นรูปธรรม จะเป็นการผลักดันให้เกิดบริการภาครัฐอิเล็กทรอนิกส (e-Government Service) อย่างเต็มรูปแบบ


ทั้งนี้การพัฒนาโครงการดังกล่าว กรมศุลกากรได้รับความเห็นชอบจากคณะรัฐมนตรีในการเป็นเจ้าภาพพัฒนาระบบ NSW ให้เกิดขึ้นในประเทศไทย ระบบ NSW จะเป็นการเชื่อมยังข้อมูลระหว่างหน่วยงานภาครัฐ ในลักษณะที่เป็น" Government-to-Government" และให้บริการกับภาคเอกชนในลักษณะที่เป็น "Government-to-Business "ซึ่งกรมศุลกากรคาดว่าจะสามารถเริ่มดำเนินการพัฒนาระบบ NSW ในอีก 2 ปีข้างหน้า และเพื่อรองรับแผนการพัฒนาระบบ NSW ซึ่งกรมศุลกากร มีแผนเดินหน้าพัฒนาระบบ e-Licensing ต่อไปให้ครอบคลุมหน่วยงานราชการอื่น ๆ มากขึ้น เนื่องจากระบบ e-Licensing ที่เชื่อมโยงหน่วยงานรัฐต่าง ๆ เข้าด้วยกันจะเป็นพื้นฐานสำคัญของการขยายไปสู่ระบบ NSW ในอนาคต นอกเหนือจากหน่วยงานราชการ 6 หน่วยงานที่ได้เชื่อมโยงเข้าสู่ระบบ e-Licensing แล้ว ปัจจุบันกรมศุลกากรอยู่ในระหว่างการพัฒนาและทดสอบการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์กับอีก 4 หน่วยงาน ได้แก่



  1. สำนักงานอาหารและยา


  2. กรมปศุสัตว์


  3. สำนักงานมาตรฐานสินค้าเกษตรและอาหารแห่งชาติ


  4. กรมขนส่งทางบก


รวมทั้งหารือเพื่อพัฒนาระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลกับอีก 5 หน่วยงาน ได้แก่



  1. กรมอุทยานแห่งชาติสัตว์ป่าและพันธุ์พืช


  2. กรมอุตสาหกรรมและการเหมืองแร่


  3. กรมป่าไม้ กรมสรรพสามิต


  4. สำนักงานคณะกรรมการอ้อยและน้ำตาล


ซึ่ง โครงการพัฒนาระบบ NSW ในระยะแรก ซึ่งคาดว่าจะเริ่มดำเนิน ในปี 2554 จะเป็นการเชื่อมโยงหน่วยงานภาครัฐให้ได้อย่างน้อย 40 หน่วยงาน เพื่อให้บริการแบบเบ็ดเสร็จ พร้อมกันนั้นยังมีแผนที่จะขยายระบบ NSW เพื่อเชื่อมโยงไปยังประเทศต่ง ๆ ภายใต้โครงการ " Asean Single Window " ซึ่งโครงการในระยะที่สองนี้จะมีการเชื่อมโยงผู้ให้บริการระบบการขนส่ง เช่น Carriers รวมทั้งผู้ให้บริการโลจีสติกส์ และตัวแทนเรือขนส่งต่าง ๆ เพื่อผลักดันให้เกิดการขนส่งสินค้าแบบ Multi Module รวมทั้งเชื่อมโยงระบบพิธีการศุลกากรไปยังประเทศต่าง ๆ เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในระบบการค้าระหว่างประเทศ และ กรมศุลฯ ก็กำลังเดินหน้าต่อยอด เสริมบริการ e-Services ต่อไปในอนาคต อีกด้วย


การพัฒนาระบบ e-Customs นับได้ว่าเป็นการสร้างปรากฏการณ์ใหม่ของการให้บริการภาครัฐในยุคของรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ แต่เส้นทางแห่งการพัฒนาระบบไอทีของกรมศุลกากรเอง ยังไม่หยุดเพียงเท่านี้ กรมศุลกากรมีแผนการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศต่อไปอย่างไม่หยุดยั้ง โดยจะมีการพัฒนาต่อยอดบริการเสริมจากระบบงานหลักดังกล่าว


ซึ่งโครงการที่ได้รับงบประมาณเพื่อการพัฒนาในขั้นต่อไป จะมุ่งเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกให้ภาคธุรกิจสามารถติดต่อกับกรมศุลกากรในเรื่องต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทั้งนี้ กรมศุลกากรมีแผนที่จะพัฒนาโครงการไอทีใหม่ อาทิ โครงการผ่านพิธีการศุลกากรอิเล็กทรอนิกส์สำหรับสินค้าเร่งด่วนหรือ e-Express ซึ่งจะช่วยทำการตรวจคัดของเร่งด่วนเป็นประเภท "ยกเว้นอากร" หรือ "ชำระค่าภาษีอากร" โดยผู้ประกอบการสามารถชำระค่าภาษีอากรได้ที่ทำการของสนามบินสุวรรณภูมิหรือชำระผ่านระบบ e-Payment และโครงการพัฒนาระบบติดตามสถานะการผ่านพิธีการศุลกากรทางอินเทอร์-เน็ต หรือ e-Tracking ซึ่งจะช่วยให้ผู้ประกอบการนำเข้าและส่งออกสามารถติดตามสถานะและความเคลื่อนไหวของการดำเนินงานในขั้นตอนพิธีการศุลกากรต่าง ๆ ได้ด้วยตัวเองผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตขณะเดียวกัน


กรมศุลกากรกำลังอยู่ในระหว่างจัดทำแผนการพัฒนาโครงการระบบคืนภาษีอากรตามมาตรา 19 ทวิ ผ่านระบบคอมพิวเตอร์ หรือ e-Drawback โดยระบบใหม่ดังกล่าวจะอำนวยความสะดวกให้ทั้งเจ้าหน้าที่กรมศุลกากรและผู้ประกอบการดำเนินการคืนค่าภาระภาษีอากรสำหรับวัตถุดิบที่นำเข้าได้สะดวกรวดเร็วผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ ตามข้อกำหนดของมาตรา 19 ทวิ ผู้ประกอบการสามารถดำเนินการคืนค่าภาระภาษีอากรสำหรับวัตถุดิบที่นำเข้าได้แก่อากรขาเข้าค่าธรรมเนียมภาษีอื่น ภาษีสรรพสามิต ภาษีมหาดไทย ที่ผู้นำเข้าได้เสียหรือวางประกันไว้ขณะนำเข้าวัตถุดิบเพื่อไปผลิต ผสม ประกอบ หรือบรรจุเป็นสินค้าส่งออก โดยผู้ประกอบการจะได้รับการคืนอากรโดยจะคำนวณค่าภาษีอากรที่คืนให้ตามสูตรการผลิต โดยปกติ ขั้นตอนการขอคืนภาษีตามข้อกำหนดดังกล่าว จะใช้เวลาในการดำเนินการอย่างน้อย 15 วัน และมีขั้นตอนค่อนข้างซับซ้อนเนื่องจากเจ้าหน้าที่ของกรมศุลกากร จะต้องมีการตรวจสอบข้อมูลและทำการคำนวณการคืนภาษี กรมศุลกากรจึงมีแนวความคิดที่จะนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยบริหารงานในส่วนนี้


เพื่อให้การดำเนินงานตามมาตรา 19 ทวิ เป็นไปอย่างอัตโนมัติ ถูกต้อง และรวดเร็วขณะนี้กรมศุลกากรอยู่ในระหว่างการจัดทำข้อกำหนดของโครงการเพื่อขออนุมัติงบประมาณ โดยคาดว่าการพัฒนาระบบจะเริ่มในปี 2553 และคาดว่าจะใช้เวลาในการพัฒนาเป็นเวลา 2 ปีเท่านั้น