บทที่2 การบริหารสำนักงานอัตโนมัติ

บทที่2
การบริหารสำนักงานอัตโนมัติ

ในปัจจุบันทุกคนไม่สามารถปฏิเสธการใช้คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีได้ เราใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการปฏิบัติงานและภารกิจต่างๆ ไม่ว่าทั้งทางตรงและทางอ้อม ทั้งในและนอกสำนักงาน ทั้งชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงาน โดยหลักการมีแนวคิดเพื่อสนองตอบการแข่งขันที่ไร้ขอบเขต ซึ่งก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเส้นทางเดินของข้อมูลในรูปแบบใหม่ซึ่งต้องสะดวก รวดเร็ว และตอบสนองความต้องการของใช้ผู้ใช้ได้อย่างน่าพึงพอใจ

ความรู้พื้นฐานด้านคอมพิวเตอร์
คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิคส์ที่มนุษย์สร้างขึ้น โดยมีชุดคำสั่งระบบ (Software) สั่งการในการทำงานซึ่งเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เป็นพื้นฐานของระบบสำนักงานอัตโนมัติ Internal Memoryเป็นหน่วยความจำทำหน้าที่รับและเก็บข้อมูล จะแบ่งเป็นห้องเล็กๆมากมายเรียกว่า Storage ใช้เก็บข้อมูลต่างๆ

ส่วนประกอบคอมพิวเตอร์
มีองค์ประกอบสำคัญ 3 ส่วน ได้แก่
1. ตัวเครื่อง (Hardware) ได้แก่อุปกรณ์ต่างๆ
1.1 หน่วยรับข้อมูล ได้แก่ เมาส์ คีย์บอร์ด จอสัมผัส
1.2 หน่วยประมวลผลกลาง หรือ CPU
1.3 หน่วยแสดงผล ได้แก่ จอมอนิเตอร์ Printer
2. คำสั่งเครื่อง (Software)
2.1 คำสั่งระบบ (System Software)
- โปรแกรมควบคุมระบบ เช่น ระบบปฏิบัติการ (OS)
- โปรแกรมสนับสนุนระบบ เช่น บริการอรรถประโยชน์ (Utilities)
- โปรแกรมพัฒนาระบบงาน เช่น โปรแกรมแปลภาษา
2.2 คำสั่งประยุกต์ (Application Software) โปรแกรมที่จัดทำขึ้นเพื่อใช้งานต่างๆ เช่น ด้านการคำนวณ การประมวลผล การจัดพิมพ์ ฐานข้อมูล กราฟฟิค เป็นต้น
3. คน (People ware) เช่น ผู้ใช้ (User) ผู้เขียนโปรแกรม (Programmer)

ประเภทของคอมพิวเตอร์
1. แบ่งตามวัตถุประสงค์การใช้งาน
1.1 ใช้งานทั่วไป เช่น คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (PC)
1.2 ใช้งานเฉพาะอย่าง เช่น คอมพิวเตอร์ในอุตสาหกรรมรถยนต์
2. แบ่งตามลักษณะข้อมูล
2.1 Analog ใช้สำหรับข้อมูลหรือเงื่อนไขที่ต่อเนื่อง เช่น อุณหภูมิ ความกดดันอากาศ กระแสไฟฟ้า เป็นต้น
2.2 Digital ใช้จำนวนหรือตัวเลขในการแปลงรหัสสัญญาณแล้วแปลงผลออกมาในรูปตัวเลขและตัวอักษร
2.3 Hybrid เป็นการผสมผสานเทคโนโลยีของ Analog และ Digital สามารถทำงานได้ทั้งรูปแบบการวัดค่าต่อเนื่องและการคำนวณประมวลผล
3. แบ่งตามขนาด
3.1 ขนาดใหญ่ ได้แก่ Mainframe
3.2 ขนาดกลาง ได้แก่ Minicomputer Laptop (Notebook)
3.3 ขนาดเล็ก ได้แก่ Microcomputer (PC)

เทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์
ประกอบด้วยรูปแบบพื้นฐาน ได้แก่
1. VDT (Video Display Terminal) เป็นที่ซึ่งข้อมูลและโปรแกรมจะถูกป้อนข้อมูลเข้าไปในเครื่องคอมพิวเตอร์รวมทั้งคีย์บอร์ด อุปกรณ์การป้อนเข้าที่สำคัญ
2. Magnetic Tape มีลักษณะเป็นม้วนเทปแม่เหล็กจะเก็บข้อมูลเป็นจุดแม่เหล็ก ส่งไป Internal Memory ภายในคอมพิวเตอร์
3. Magnetic Disks จะมีที่พักเก็บทั้งสองด้าน ข้อมูลถูกบันทึกในdiskด้วยรูปแบบจุดแถบแม่เหล็ก
4. Scanning เป็นอุปกรณ์อิเลคทรอนิกส์ใช้อ่านข้อมูลแล้วส่งผ่านเข้าคอมพิวเตอร์
4.1 Bar Code Reader เครื่องscanerจะเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ซึ่งบรรจุชื่อสินค้าและราคา นอกจากนี้ยังใช้อ่านแฟ้มในสถานพยาบาลและสำนักงานทนายความด้วย
4.2 OCR (Optical Character Reader/Recognition) จะผ่านวัตถุดิบแล้วแปลงเป็นคำสั่งผ่านเข้าคอมพิวเตอร์ สามารถรับวัตถุดิบได้หลายรูปแบบ เช่น รูปภาพ แบบฟอร์ม อักษรการพิมพ์
5. คำพูด (Speech) เสียงมนุษย์ใช้เป็น Input โดยอาจต้องจำกัดศัพท์ วลีสั้นๆ และความต่อเนื่องของคำ
6. รูปและภาพ (Graphic & Image) โดยใช้อุปกรณ์เคลื่อนรอบจอหรือใช้เขียนหรือใช้สัมผัสในบริเวณกำหนด เช่น เมาส์ ปากกา และจอสัมผัส

เทคโนโลยีส่วนกระบวนการ
1. หน่วยความจำ (Memory Unit) เป็นที่เก็บข้อมูลและโปรแกรมชั่วคราวทั้งก่อน ระหว่าง และหลังปฏิบัติในกระบวนการถือเป็นการเก็บขั้นแรก (Primary Storage) และเก็บอยู่ในตัวเครื่อง แบ่งเป็น
1.1 Read-Only Memory หรือ ROM เป็นการบันทึกถาวร ผู้ใช้ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงและข้อมูลจะไม่ถูกทำลาย
1.2 Random-Access Memory หรือ RAM เป็นความจำชั่วคราว ถ้าปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ข้อมูลในRamจะหายไปเพราะเป็นเพียงการทำงานบนที่ว่างในคอมพิวเตอร์
2. หน่วยคำนวณ (Arithmetic-Logic Unit) ใช้ในการคำนวณคณิตศาสตร์และตรรกวิทยา
3. หน่วยควบคุม (Control Unit) มีการควบคุมและสนับสนุนตามโปรแกรมที่กำหนด

เทคโนโลยีส่วนแสดงผล
1. VDT ข้อมูลที่ป้อนเข้ามาจะแสดงบนจอมอนิเตอร์
2. เครื่องพิมพ์ (printers) เป็นการจัดพิมพ์บนกระดาษ (Hard Copy)
2.1 Impact Printers สร้างงานโดยการพิมพ์ผ่านผ้าหมึกลงบนกระดาษลักษณะเช่นเดียวกับการพิมพ์ดีด
2.2 Non Impact Printers เป็นวิธีการเชื่อมของแสงเลเซอร์และเทคนิคการถ่ายเอกสารมีทั้งแบบที่นิยมคือ Laser Printer กับ Inkjet Printer
3. เสียง (Voice/Audio Response) สร้างเสียงสะท้อนจากข้อมูลที่ได้รับมาสู้ระบบการแสดงผลด้วยเสียงเช่นกัน
4. อุปกรณ์อื่น เช่น โมเด็ม ใช้เชื่อมต่อคอมพิวเตอร์กับสายโทรศัพท์เคลื่อนย้ายข้อมูลผ่านสาย

เทคโนโลยีส่วนการเก็บ
1. Magnetic Tape ใช้ในระบบคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่เพื่อเก็บข้อมูลเรียงลำดับ
2. Magnetic Disk ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลโดยใช้พื้นที่สะดวกกว่าประกอบด้วย
2.1 Floppy Disk เป็นแผ่น Disketteที่ยืดหยุ่นใช้กับMinicomputerมีต้นทุนต่ำ
2.2 Hard Disk ทำจากอลูมิเนียมที่ทนทาน ข้อมูลเก็บได้ในปริมาณที่มากกว่า และการค้นหาข้อมูลก็รวดเร็วกว่า
3. Optical Disk เป็นสื่อรุ่นใหม่ในการเก็บข้อมูลโดยติดต่อกับคอมพิวเตอร์ผ่านแสงเลเซอร์ ทนทานความร้อนและการเปลี่ยนแปลงอุณหภูมิ ข้อมูลนำมาใช้ได้ดีและเร็วกว่า Magnetic Disk
3.1 Compact Disc Read-Only Memory (CD-ROM)
3.2 Database Management System (DBMS)

เทคโนโลยีส่วนควบคุม
การควบคุมสำคัญต่อระบบคอมฯ คือ การควบคุมทรัพยากร มนุษย์ (Human Control) เกี่ยวกับกฎระเบียบการปฏิบัติงาน และการควบคุมเทคโนโลยี (Technological Control) ซึ่งต้องมีการควบคุมระบบอย่างเหมาะสม โดยใช้สมองของคอมฯเป็นหน่วยควบคุมและต้องปฏิบัติการดังนี้
1. ควรมีคำแนะนำหรือคำสั่งที่เหมาะสม ในหน่วยควบคุม เช่น การตรวจสอบโปรแกรม เป็นต้น
2. ควรมีการควบคุมกันเองภายในเครื่องคอมพิวเตอร์
3. ควรควบคุมให้มีการแสดงผลอย่างถูกต้องเหมาะสม กับเทคโนโลยี และอุปกรณ์ของการแสดงผลในรูปแบบต่างๆ เช่น การพิมพ์ การ Plotting COM เป็นต้น

สำนักงานอัตโนมัติ Office Automation: OA
ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ
สำนักงานอัตโนมัติ หรือ OA เป็นกระบวนการนำเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology: IT) มา ประยุกต์ใช้ในสำนักงาน โดยการรวบรวม นำเครื่องมืออุปกรณ์อัตโนมัติและเทคโนโลยีด้าคอมพิวเตอร์ ตลอดจนการติดต่อสื่อสารด้านอิเล็กทรอนิกส์ มาประกอบกันทำให้เกิดงานในสำนักงานกลายเป็นอัตโนมัติ

หน้าที่และระบบข้อมูลหลักใน OA
1. ลักษณะ หรือรูปแบบของข้อมูลที่เกิดขึ้นในสำนักงาน คือ ภาพ เสียง ตัวเลข อักษร ข้อมูล และคำพูด
2. แสดงถึงกิจกรรมวงจรข้อมูลพื้นฐาน
3. ระบบหลักที่มีหน้าที่รับผิดชอบต่อกิจกรรมวงจรข้อมูล
4. ระบบเครือข่ายที่เรียกว่า LAN (Local Area Network) ทำการเชื่อมต่อหน้าที่ของระบบทั้งสี่ระบบ
5. กิจกรรมหลัก และองค์ประกอบของระบบอัตโนมัติ

ระบบสารสนเทศของ OA
1. ระบบการจัดการด้านเอกสาร (Document Management System: DMS)
1.1 การประมวลผลคำ (Word Processing)เป็น โปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้สำหรับช่วยในการพิมพ์เอกสารต่าง ๆ ได้เร็วขึ้น โดยมีจุดเด่นคือสามารถที่จะแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ตลอดเวลา โปรแกรมสำเร็จรูปประเภทประมวลคำมีหลายโปรแกรม ทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ เช่น CU-Writer เวิร์ดราชวิถี Word perfect Word Star และไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft word) เป็น ต้น โดยส่วนมากโปรแกรมประเภทนี้จะช่วยสร้างเอกสาร แก้ไข จัดรูปแบบ ขอบเขตของเอกสาร การบันทึกเอกสาร การคัดลอกหรือการย้ายข้อความเป็นบล็อก การค้นหาคำ การแทนที่คำ การตรวจสอบคำผิด และการทำจดหมายเวียน ไมโครซอฟต์เวิร์ด 97 ยังมีความสามารถพิเศษอื่น ๆ อีกมากมาย เช่น การตรวจคำและไวยากรณ์ การนับคำ และความสามารถในการเรียกข้อความขึ้นมาดูก่อนสั่งพิมพ์
1.2 การประมวลภาพ (Image Processing) เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ ซึ่งนับเป็นความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีอย่างยิ่ง โดยการอาศัยอุปกรณ์ในการสแกนภาพเข้าไปในคอมพิวเตอร์โดยใช้เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner) ต่อเชื่องกับเครื่อง คอมพิวเตอร์และเครื่องเลเซอร์ จากนั้นเข้าสู่โปรแกรมการสแกนภาพ ซึ่งโปรแกรมนี้จะทำหน้าที่ในการติดต่อระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ หากอุปกรณ์ใดไม่พร้อมโปรแกรมจะแสดงข้อเตือน ภาพที่ถ่ายเข้าไม่สามารถที่จะปรับแต่ง ย่อ ขยาย หรือใส่ข้อความประกอบเข้าไป เช่น โปรแกรม Aldus PageMaker ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ การประมวลภาพ มักนิยมใช้ร่วมกับระบบบริการต่าง ๆ โดยผ่านเครือข่าย เฉพาะที่
1.3 การจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)สำนักงานในปัจจุบันนิยมใช้มาก เนื่องจากสามารถใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ไม่จำเป็นต้องเป็นเครื่องเฉพาะ เดสท์ทอป พับลิชชิ่งเป็นเทคโนโลยีพัฒนามาจากเวิร์ดโปรเซสซิ่ง โดยเป็นการผสมระหว่างซอฟต์แวร์ทางด้านเวิร์ดโปรเซสซิ่ง ที่มีความสลับซับซ้อนกับโปรแกรมด้านกราฟิก สามารถใช่แบบตัวอักษร (Font) ได้ หลายภาพ หลายแบบ การใช้สี ภาพที่ได้จากการสแกนเนอร์รวมทั้งการใช้เครื่องพิมพ์เลเซอร์ ความละเอียดสูง ทำให้เอกสารภาพที่ได้มีความคมชัดเจน ละเอียด โดยทั่วไปหน่วยงานที่นำโปรแกรมเดสท์ทอป พับลิชชิ่งมาใช้กับการทำรายงาน วารสาร แผ่นพับ และเอกสารต่าง ๆ โดยสามารถเพิ่มความเร็วในการทำงาน และลดค่าใช้จ่ายทางด้านบุคลากรที่ขาดแคลน โปรแกรมประเภทนี้ที่นิยมใช้ได้แก่ PageMaker Corel draw Microsoft Power Point เป็นต้น ในส่วนของฮาร์ดแวร์ เครื่องคอมพิวเตอร์ควรจะมีหน่วยความจำตั้งแต่ 16 เมกกะไบต์ (MB)ขึ้นไป และควรจะมีความละเอียดบนจอภาพตั้งแต่ 800 x 600 จุด ขนาดของจอภาพ (Monitor)ตั้งแต่ 14” ขึ้นไป แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตัวโปรแกรมและความละเอียดของภาพ ขนาดของจอภาพ เป็นต้น
1.4 การผลิตเอกสารหลายชุดหรือการทำสำเนา (Reprographics)เป็น กระบวนการทำสำเนาเอกสารต่าง ๆ การทำสำเนารายงานจดหมาย และเอกสารอื่น ๆ เพื่อที่จะสามารถแจกจ่ายเอกสารให้กับผู้เกี่ยวข้อได้รวดเร็ว ในสมัยนี้การพิมพ์สำเนาเอกสาร จำนวนมากนิยมใช้เครื่องระบบสำเนาอัจฉริยะ (Intelligent copier system) โดย เอาเครื่องนี้ต่อเขื่อมกับเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดกลาง หรือ ขนาดเล็ก และต่อเข้ากับเครื่องพิมพ์เลเซอร์ วิธีการทำเอกสารจะถูกทำขึ้นที่เครื่องคอมพิวเตอร์ และส่งมายังเครื่องอัดสำเนา ซึ่งเครื่องอัดสำเนาจะพิมพ์สำเนา ตามที่ผู้ใช้ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
1.5 การเก็บรักษา (Archival Storage) เป็น การเก็บรักษาข้อมูลในหน่วยความจำสำรอง เช่น เทปแม่เหล็ก ไมโครฟิลม์ (Microfilm) แผ่นจานแม่เหล็ก หรือแผ่น CD เป็น ต้น โดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลปริมาณและรูปแบบหลากหลาย ที่ องค์การจึงต้องเก็บรักษาข้อมูลอย่างเป็นระบบ มิให้เกิดการสูญหาย ความล่าช้าในการใช้งาน การทำลายข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ หรือการโจรกรรม ซึ่งจะส่งผลต่อการดำเนินงานของธุรกิจได้
2. ระบบการจัดการด้านข่าวสาร (Message Handling System: MHS)
2.1 โทรสาร (Facsimile) หมายถึงกรรมวิธีในการถอดแบบเอกสารหรือรูปภาพโดยทางคลื่นไฟฟ้า, เดิมใช้โทรภาพ; เอกสารซึ่งส่งหรือรับด้วยกรรมวิธีดังกล่าว
2.2 E-mail ย่อมาจาก: Electronic Mail ความหมาย: จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เป็นข้อมูลที่มีการรับและส่ง โดยเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยผ่านเครือข่ายของ การสื่อสาร
2.3 Voice mail หมายถึง การส่งข้อความและเสียงในรูปแบบเมลล์เสียง
3.ระบบการประชุมทางไกล (Teleconferencing System: TS)
3.1 การประชุมด้วยภาพและเสียง (Video Conferencing)
3.2 การประชุมด้วยเสียง (Audio Conferencing)
3.3 การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)
3.4 โทรทัศน์ภายใน (In-House Television)
3.5 ระบบสื่อสารทางไกล (Telecommuting)
4. ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support System: OSS)
4.1 คอมพิวเตอร์ช่วยออกแบบ (Computer Aided Design: CAD)
4.2 การนำเสนอ (Presentation)
4.3 กระดานข่าวสาร (Bulletin Board)
4.4 โปรแกรมเครือข่ายกลุ่ม (Groupware)
4.5 ระบบการจัดระเบียบงาน (Desktop Organizer)

ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ : OA
1. ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการจัดเตรียมเอกสารกระดาษ การจัดส่ง การรับ การจัดเก็บและการทำลาย รวมทั้งงบประมาณในการจัดจ้างผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน
2. การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน ลดขั้นตอนเวลาในการพิมพ์ผิด การตรวจสอบแก้ไข ปรับปรุง
3. ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วขึ้น เนื่องจากความถูกต้องแม่นยำ และความรวดเร็วในการสืบค้น
4. ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงาน แ ละหน่วยงานมากขึ้น เนื่องจากมีสำนักงาน เครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย รวดเร็วประหยัดเวลาในการทำงาน
5. หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดี สำหรับหน่วยงานภายใน ที่ได้รับการบริการ และการติดต่อสื่อสารที่ถูกต้องรวดเร็วทันสมัย

การประยุกต์ใช้ OA
1. POS (Point – Of – Sale) เป็นจุดขาย มักพบตามร้านค้าปลีก ในระบบ Laser Scanner ช่วยในการอ่านสินค้า ราคา และรายละเอียดสินค้า
2. ATM (Automated Teller Machine) เป็นส่วนที่นิยมใช้ในการฝากถอนและบริการชำระค่าสาธารณูปโภค โดยใช้รหัสผ่านของแต่ละคน
3. DSS (Decision Support System) บางครั้งเรียกว่า EIS (Executive Information System) จะรวบรวมข้อมูลจากแหล่งภายใน และภายนอกบริษัทเข้ามาอยู่ในแฟ้มข้อมูลเพื่อช่วยในกรตัดสินใจ
4. CASE (Computer-Aided Software Engineering) ใช้ในงานเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์อัตโนมัติ
5. หุ่นยนต์ (Robots) เป็นเครื่องจักรกลอัตโนมัติสำหรับใช้ในงานซ้ำซ้อน

การบริหาร OA
การวางแผนและจัดองค์การระบบ OA
ก่อนอื่นต้องเข้าใจความสามารถของคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีเพื่อตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด ที่จะเปลี่ยนแปลงการบบริหารสำนักงานแบบเดิมมาใช้แบบอัตโนมัติ โดยต้องเริ่มจากการศึกษาความเหมาะสม หรือ FS ซึ่งต้องวิเคราะห์ในประเด็นต่าง ๆ เช่น
- ข้อมูลที่บริษัทต้องการ
- ข้อเสนอของผู้ผลิตคอมพิวเตอร์ที่ตอบสนองความต้องการของบริษัท
- ทัศนคติและความคิดของพนักงานในการปรับปรุงระบบบริหารสำนักงาน
โดยทั่วไป คอมพิวเตอร์จะเหมาะสมถ้าสถานการณ์ของระบบข้อมูลในสำนักงานมีลักษณะ ดังนี้
1. ปริมาณข้อมูลมีมาก มีแฟ้มข้อมูลใหม่เกิดขึ้นมาก และมีปริมาณการใช้สูง
2. มีความต้องการรายงานที่ถูกต้องและการประมวลผลที่รวดเร็ว
3. มีลักษณะงานเป็นกิจวัตร ตามเวลา ซ้ำ ๆ และจำนวนมาก
4. มีความต้องการการบริหารระบบข้อมูลต่อเนื่อง
5. ต้องการลดต้นทุนต่อหน่วยของการประมวลผลข้อมูล
6. ลูกค้าต้องการบริการสะดวกและรวดเร็วขึ้น
7. มีบันทึกหรืองานเอกสารในสำนักงานเป็นจำนวนมาก

ผู้บริหารระดับสูงอาจมีการตรวจตราโดยใช้ใบตรวจสอบรายการ (Checklist) เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ เพื่อช่วยในการเลือกซื้อ และตัดสินใจ และมักมีความสำคัญกับการประสานสำนักงานเป็นหนึ่งเดียว คือมีระบบเชื่อมโยงทุกด้าน หรือพูดง่าย ๆ คือ เป็น OA ที่แท้จริง

หลังจากวางแผนกำหนดระบบ OA แล้วต้องมีการจัดองค์การเพื่อติดตั้งในสถานที่ให้เหมาะสม ในบริษัทขนาดเล็กที่ใช้เพียง Minicomputer อาจให้ผู้บริหารสำนักงานรับผิดชอบโดยจัดตั้งศูนย์คอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก แต่สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ต้องมีหน่วยงานรองรับ โดยเป็นศูนย์สารสนเทศส่วนกลางประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญ ด้านคอมพิวเตอร์ นักวิเคราะห์ โปรแกรมเมอร์ และผู้ปฏิบัติงานคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะดูแลงานส่วนกลางและรายงานต่อผู้อำนวยการฝ่ายระบบสารสนเทศ หรือผู้บริหารระดับสูงโดยตรง
การ จัดตั้งองค์การเพื่อระบบงาน OA ขึ้น อยู่กับขนาดของคอมพิวเตอร์และเป้าหมายที่กำหนดไว้สำหรับระบบ ซึ่งควรมีการจัดระบบฝึกอบรมและการแนะนำดูแลพนักงานที่ต้องเกี่ยวข้อง กับระบบคอมพิวเตอร์เพื่อให้เกิดความระมัดระวัง และไม่เกิดผลกระทบเชิงลบ

การดูแลรักษาความปลอดภัย OA
1. ป้องกันสื่อแม่เหล็ก จากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม และต้องป้องกันจากฝุ่น และการแตกหัก
2. จัดทำการสำรองข้อมูล โดยมีแผ่นต้นฉบับ และแผ่นสำเนา
3. จัดตั้งวิธีการรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต
4. ให้การดูแลและตรวจวัดระบบรักษาความปลอดภัย
5. ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัส
6. ปัญหาอาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ ที่มีเพิ่มขึ้น เป็นปัญหาระดับชาติโดยการแอบเข้าไปในระบบผู้อื่นแล้ว นำข้อมูลมาขาย ผู้บริหารสำนักงานควรป้องกันข้อมูล โดยการสำรองเก็บตลอดจนเพิ่มระบบรักษาความ ปลอดภัยอย่างเข้มงวด

การประเมินค่าของระบบ OA
การประเมินค่าของระบบงานอื่น ๆ เพื่อระบุว่าการจัดทำระบบ OA บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการหรือไม่ดีเพียงใดและมีประโยชน์มากน้อยเพียงใด ให้พิจารณาจากคุณค่าของระบบคอมพิวเตอร์ใน OA ที่มีคุณประโยชน์ดังต่อไปนี้
1. มีการช่วยเหลืออย่างสมเหตุสมผล เพื่อการแก้ปัญหาข้อมูลและปัญหาในการประมวลผลข้อมูล
2. มีการควบคุมการจัดเตรียมข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
3. มีการชี้แจงและนับแหล่งเอกสารทั้งหมดของข้อมูลอย่างมีประสิทธาภาพ
4. มีกระบวนการมาตรฐานเพื่อส่งคืนเอกสารจากต้นเรื่อง
5. ผลลัพธ์ที่ได้บรรลุเป้าหมายระบบ
6. จัดทำตารางเวลาทำงานมีความสมเหตุสมผลอันจะช่วยสร้างขวัญกำลังใจพนักงาน
7. มีต้นทุนกระบวนการปฏิบัติของข้อมูลลดต่ำลง
8. มีการควบคุมข้อมูลที่เก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์อย่างเข้มงวดรัดกุม